Scegli data, durata e posizione | case e giardini migliori

Qual è la decisione più importante quando si pianifica una riunione di famiglia? "Stabilisci una data in modo che i membri della famiglia possano inserirla nei loro calendari prima di pianificare le vacanze", afferma Tom Ninkovich, autore del Family Reunion Handbook (Reunion Research, 1998). E, ricorda, l'aspetto chiave della scelta di una data di riunione è di attenersi alla tua decisione finale. La modifica della data creerà confusione solo per gli altri. Aspetti da considerare quando si sceglie una data: pianificare in anticipo. La maggior parte delle riunioni deve essere pianificata con uno o due anni di anticipo. La pianificazione anticipata consente di prenotare il luogo di incontro ideale. La pianificazione anticipata consente inoltre ai partecipanti di mettere da parte il tempo delle vacanze e risparmiare denaro di cui potrebbero aver bisogno per partecipare. Ottieni un consenso. Non limitarti a scegliere la data giusta per te. Sondare i membri della famiglia per evitare conflitti di tempo. Se ci sono membri della famiglia che devono assolutamente partecipare (ad esempio, i nonni), verificare prima con loro. Quindi scegli una data migliore per la maggior parte delle persone. Esistono molti modi per scegliere una data. Puoi offrire 3-4 diverse opzioni e chiedere ai membri della tua famiglia di inviare i loro voti entro una determinata scadenza. Potresti voler offrire qualche spiegazione sul perché determinate date potrebbero essere migliori di altre. Ad esempio, il tuo invio iniziale potrebbe dire: "Lo zio Bert festeggerà il suo 80 ° compleanno il 10 giugno. Non sarebbe bello rendere omaggio al nostro zio preferito organizzando una riunione di famiglia quel fine settimana?" Quindi offri altre due o tre possibili date come backup. Fai sapere ai familiari che la maggioranza regola. Sfortunatamente, qualcuno avrà sempre un conflitto. Un modo per risolvere questo problema è impostare date potenziali per le prossime due riunioni. In questo modo, le persone che non possono partecipare questa volta si spera che passino al prossimo.

Idee per le date

Seleziona una data Ecco alcuni suggerimenti:

Pietra miliare della famiglia o giorno speciale: questi tipi di date potrebbero includere un anniversario d'argento o d'oro, il compleanno di un nonno o di un anziano, un matrimonio o una laurea, un compleanno di un antenato o una data di immigrazione, una festa di pensionamento, una nascita o una festa etnica o religiosa .
Periodo / stagione: "La maggior parte delle riunioni di famiglia si svolgono tra giugno e settembre perché il tempo è migliore, i viaggi sono più facili, la scuola è fuori e l'estate è il tempo tradizionale per le vacanze", afferma Ninkovich. Tuttavia, alcune famiglie preferiscono usufruire di pacchetti di valore "fuori stagione", che includono aprile-maggio, ottobre-novembre e dicembre-febbraio (tranne che nelle località balneari tropicali e nelle aree sciistiche). Le tariffe degli alloggi e delle compagnie aeree tendono ad essere più basse in questi periodi. Gli svantaggi sono che le condizioni di viaggio possono essere dure (pensate alla neve) e che i bambini tendono a essere a scuola.
Giorni festivi: in alcune città, le festività legali come il Memorial Day, il 4 luglio e il Labor Day sono considerate "fuori stagione" perché i soliti viaggiatori d'affari sono in vacanza. I lunghi weekend festivi di solito sono perfetti per riunioni in città come Chicago, New York e Washington, DC. Ricorda che il Ringraziamento o le vacanze di fine anno funzionano bene per le piccole riunioni vicino a casa. Ma queste vacanze di solito non funzionano bene per famiglie numerose o geograficamente distanti, poiché la maggior parte delle persone tende a concentrarsi maggiormente sulle proprie famiglie nucleari in questo periodo dell'anno.

Una data, un fine settimana o un mese di riunione specifici: "Molte famiglie fissano una data di riunione particolare su cui possono contare di anno in anno, come il" secondo sabato di agosto "", afferma Ninkovich. "La riunione potrebbe non svolgersi ogni anno, ma quando si terrà tutti sanno quando sarà."

Decidi la durata della Riunione

Le riunioni possono durare da un pomeriggio a tre o più giorni. "Una regola generale è che più le persone devono viaggiare, più a lungo dovrebbe durare la riunione", afferma Ninkovich. Poche persone voleranno attraverso il paese per il tè pomeridiano. Piccole riunioni in media un giorno. Le riunioni più grandi durano circa due o tre giorni. Non vuoi che durino troppo a lungo, consiglia Ninkovich. "La tua prossima riunione trarrà beneficio se li lascerai desiderare di più."

Dopo aver deciso quando avrà luogo la riunione, la prossima grande decisione è: dove? Le possibilità possono sembrare infinite. Gli esempi includono parchi di divertimento, un campo, una chiesa, dormitori del college, condomini, centri per conferenze, una nave da crociera, siti storici, case, hotel, case galleggianti, motel, riserve naturali, un parco, un ranch o una fattoria, resort e zoo. In generale, la tua scelta dipende dalle dimensioni della riunione, dal periodo dell'anno, dall'accessibilità e dal tipo di riunione che desideri avere (ad esempio, un piccolo picnic, una crociera, un viaggio in campeggio rustico, ecc.) tieni presente che nessun sito sarà perfetto. "Se è bello ed economico, è situato in remoto. Conveniente e conveniente? L'estetica ha molto da desiderare", afferma Jennifer Crichton, autrice di Family Reunion (Workman Publishing, 1998). "Le riunioni riguardano la vita familiare e la vita familiare riguarda più i compromessi che la perfezione". Tuttavia, è possibile trovare un sito che soddisfi la maggior parte delle tue esigenze. Di seguito sono riportati alcuni aspetti da considerare per quattro tipi fondamentali di riunioni.

Le domande da porre includono:

Hai abbastanza spazio per tutti per sedersi e mangiare comodamente, con abbastanza spazio per far correre i bambini?
Quanti tavoli e sedie possono stare nel cortile di casa?
C'è abbastanza spazio all'interno in caso di maltempo?
C'è spazio per una tenda?
La casa, la strada o i vicini possono accogliere il parcheggio?
Sei disposto a "lasciar andare le cose" per ospitare una grande folla nella tua casa? I bambini piccoli potrebbero correre attraverso la tua casa (quindi metti via i fragili). Il tuo prato potrebbe subire delle percosse. Potresti raccogliere tazze di carta, piatti e tovaglioli da ogni fessura della tua proprietà molto tempo dopo che i tuoi ospiti se ne sono andati. Chiediti: "Posso gestire il casino?"

Se la risposta a molte di queste domande è "no", potresti voler esaminare i parchi pubblici come un'altra opzione (vedi Hometown Reunion nella pagina successiva).

È molto probabile che questo tipo di evento si svolga nella città natale originale della famiglia. Le domande da porsi includono:

Se la tua casa non è abbastanza grande per ospitare una folla, ci sono parchi pubblici nelle vicinanze o riserve naturali che possono ospitare il tuo clan?
Il parco ha un rifugio o un padiglione per proteggerti dal sole o dalla pioggia?
Devi prenotare in anticipo? In tal caso, quando?
Devi ottenere un permesso? In tal caso, scopri i dettagli come come e quando applicare e quanto costerà.
Il sito è accessibile in auto o in autobus? C'è un parcheggio?
È accessibile in sedia a rotelle (se necessario)?
Quanto sono vicini i bagni? (Potrebbe essere necessario noleggiare una toilette portatile.)
C'è acqua da bere e / o lavare nel sito?
Quali servizi sono disponibili per i tuoi ospiti (ad es. Baseball, tennis, parco giochi, spiaggia o lago, canottaggio, ecc.)?
Sono consentite le griglie?
Esiste un'ordinanza relativa alle bevande alcoliche?
Quanti tavoli / panche da picnic sono disponibili? C'è un'area ombreggiata per le coperte da picnic?
L'elettricità è disponibile o devi portare un generatore (per cose come un microfono, strumenti musicali, ecc.)?
Il parco fornisce pattuglie di sicurezza?

Le riunioni più lunghe della durata di 3-4 giorni richiedono generalmente alloggi più grandi, come hotel, motel, resort, dormitori o centri conferenze. Una volta individuata la posizione geografica della riunione, è possibile contattare l'ufficio turistico locale, le Camere di commercio, gli uffici congressi e visitatori. Questi professionisti possono aiutarti a trovare alloggi, ristoranti, tour, catering, fotografi, ecc. Le domande riguardanti gli alloggi dovrebbero includere:

Quanto dista il sito dagli aeroporti e dalle stazioni ferroviarie locali? Il trasporto è fornito? C'è accesso ai trasporti pubblici?
La struttura ha tariffe di gruppo?
Si applicano sconti (ad es. Per tariffe "fuori stagione")?
Ci sono "omaggi" (ad es. Una stanza libera per un certo numero di stanze pagate; i bambini soggiornano gratuitamente)?
È richiesto un deposito? Quando è dovuto? Qual è la politica di rimborso / cancellazione?
Ci sono sale riunioni e / o banchetti sul posto o situate nelle vicinanze?
Quali ristoranti sono disponibili sia in loco che nella zona?
C'è una piscina (interna o esterna)?
Quali altri servizi sono disponibili per gli ospiti (ad es. Spa, palestra, tennis, caffetteria, salone, ecc.)? Quali sono le accuse?
La struttura può fornire nomi e informazioni di contatto di altri organizzatori di riunioni che hanno utilizzato il sito di recente?
Un membro della famiglia che vive nell'area può effettuare un'ispezione in loco?
Ci sono tavoli, sedie, bacheche e altre attrezzature disponibili per la registrazione / presentazioni? C'è un addebito?

Qual è la politica sul fumo? Sono disponibili camere per non fumatori?

C'è accesso per sedie a rotelle (se necessario)?

È disponibile un parcheggio? È gratis? C'è un parcheggio pubblico nelle vicinanze?

Chiedi sempre alla struttura di inviarti un contratto con tutti i dettagli discussi. Rivedi attentamente.

Una fonte utile è il Manuale di Family Reunion di Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998).

Campeggio fuori

Per riunioni che durano un'intera settimana, alcune famiglie preferiscono campeggiare in tende, camper o roulotte. Dai un'occhiata a quanto segue:

In quali stagioni sono aperti i campeggi?
Quali sono le commissioni? Con quanto anticipo è necessario prenotare?
Quanto dista il sito dalla più vicina spiaggia, città, area storica, montagne / sentieri, negozi, parco nazionale o statale, parco a tema e / o area turistica?
Quali alloggi sono disponibili (ad es. Tende, roulotte / camper, casette o cuccette)?
Sono disponibili collegamenti per acqua ed elettricità?
Quali servizi sono forniti (ad es. Griglie per barbecue, fuochi, aree / rifugi coperti, cibo, ghiaccio, rifugi / servizi igienici, docce calde / fredde, tavoli e panche, raccolta dei rifiuti, lavanderia)?
Quali attività si trovano nelle vicinanze (ad esempio, andare in barca, zaino in spalla, sport, escursioni, nuoto, pesca, ecc.)?

Affittare condomini, una casa o dormitori

Un'altra opzione è quella di affittare condomini, una casa o dormitori. Per i dormitori - a volte disponibili durante i mesi estivi - contattare i dipartimenti abitativi delle università nella propria area di riunione. Per informazioni sugli affitti condominiali, consultare le Camere di commercio locali, l'ufficio turistico o l'Ufficio convegni e visitatori. Puoi anche cercare nelle Pagine Gialle, su carta o online, agenti immobiliari locali, che spesso pubblicano opuscoli con informazioni sul condominio o sull'affitto della casa.

Yahoo

Superpage di Verizon

Quando organizzi le prenotazioni, assicurati di chiedere:

In quali stagioni sono disponibili le camere?
Quanto distano gli alloggi dalle aree ricreative più vicine (ad es. Spiaggia, città, area storica, montagne / sentieri, negozi, parco nazionale o statale, parco a tema e / o area turistica)?
Quali servizi sono disponibili nelle camere (ad es. Bagni / docce in camere o sale, frigoriferi, forni, microonde, ghiaccio, ecc.)?
Le camere sono dotate di condizionatori d'aria?
Lenzuola e asciugamani sono forniti?
Dove si trova la lavanderia automatica più vicina?
C'è una sala comune per riunioni, pasti, feste, ecc.? C'è un costo aggiuntivo? La camera deve essere prenotata in anticipo?

Ancora bloccato? Consultare le seguenti fonti: Pubblicazioni:

Family Reunion di Jennifer Crichton (Workman, 1998)
Manuale di Family Reunion di Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998)
Family Reunion Planner di Donna Beasley (Macmillan, 1997)
The Family Reunion Sourcebook di Edith Wagner (Lowell House, 1999)
Cartella e catalogo della rivista Reunions (2001); 414-263-4567

Convention and Visitors Bureaus (CVB): organizzazioni senza scopo di lucro che rappresentano città o regioni per tutti i tipi di incontri. La maggior parte dei CVB offre i propri servizi gratuitamente e può aiutare ad ottenere costi di alloggio, ispezioni in loco e altri servizi in base alle proprie esigenze. Dai un'occhiata ai CVB locali cercando nelle Pagine Gialle online.

Associazione internazionale degli uffici convegni e visitatori

Superpage di Verizon

Yahoo (Pagine gialle)

Rubriche telefoniche: disponibili per qualsiasi parte del paese - 800-848-8000 - o su CD-ROM presso la biblioteca locale.

Camere di commercio: buone fonti di alloggi, ispezioni dei siti, mappe, brochure informative, visite ai siti, ecc.