La tua riunione di famiglia di medie dimensioni: una lista di controllo per la pianificazione | case e giardini migliori

Una riunione di famiglia è un ottimo modo per riunire la tua famiglia anche mentre sta crescendo e cambiando. È un'opportunità per celebrare la storia della tua famiglia, i risultati recenti e le nuove aggiunte. Che si tratti di un picnic nel parco, di un barbecue sulla spiaggia, di una riunione nel parco statale o di una riunione nella casa di qualcuno, una riunione adeguatamente pianificata attirerà anche i membri della famiglia più distanti per un pomeriggio di divertimento al sole.

Se stai pianificando un ricongiungimento familiare per circa 100 persone, ti consigliamo di iniziare la tua pianificazione con circa sei mesi di anticipo in modo da poter suscitare interesse ed arruolare alcuni deputati per aiutarti a farlo. Ecco una lista di controllo per aiutare te e la tua famiglia a iniziare!

6 mesi prima

Prima che qualsiasi pianificazione possa iniziare sul serio, è necessario determinare chi vuole partecipare a una riunione. Invia un sondaggio di famiglia via e-mail per valutare l'interesse, avere un'idea di quante persone parteciperebbero e scoprire quali date e luoghi avrebbero funzionato meglio. Dovresti anche chiedere informazioni sul budget in modo da sapere quanti soldi le persone sono disposte a spendere per l'evento. Prova a fornire intervalli di costo per persona, in modo che sia facile da capire. Utilizza uno strumento online come Survey Hero per progettare un semplice sondaggio gratuitamente e condividere il collegamento con i membri della famiglia. L'impostazione del sondaggio online ti aiuterà a organizzare le risposte non appena arrivano.

Ora è anche il momento di decidere se la riunione avverrà a casa di un membro della famiglia o in un luogo diverso. Le riunioni tenute nelle case sono spesso ospitate dalla matriarca o dal patriarca della famiglia, specialmente quando la casa della nonna ha avuto un ruolo importante nella storia della famiglia. Le feste di Natale chiassose, i barbecue casuali della festa del lavoro e persino le feste di laurea possono essere occasioni meravigliose per riunire parenti lontani e familiari persi da tempo sotto lo stesso tetto. Se il tuo spazio è alquanto limitato, potresti prendere in considerazione una riunione di famiglia "casa aperta", in cui le persone potrebbero andare e venire durante il giorno. Sia che tu stia organizzando la riunione, o nonna, assicurati di avere aiuto. Chiedere ad alcune zie affidabili di cucinare e ad alcuni cugini entusiasti di organizzare attività. Oppure, se il budget lo consente, assumere un ristoratore per integrare i pasti fatti in casa e mantenere il flusso di bevande.

Avere una riunione di famiglia in un luogo diverso dalla casa di un membro della famiglia significa che nessuna famiglia è responsabile di tutte le disposizioni. Le attività possono essere distribuite a gruppi familiari allargati, facilitando alcuni degli oneri di pianificazione. Può anche consentire di ospitare più persone di quante ne possano avere le case di una persona. E, per i familiari in viaggio, un luogo con altre attività ricreative può consentire loro di trasformare la riunione in una vacanza in famiglia a pieno titolo, sfruttando al massimo il denaro speso per i viaggi.

5 mesi prima

Chiedere aiuto e riunire il comitato di pianificazione della riunione. Avrai bisogno di trovare parenti affidabili ed entusiasti che possano farsi carico di:

Trovare una location per l'evento. Se non hai la riunione a casa di un membro della famiglia, dovrai iniziare a cercare un luogo. Il tuo aiutante dovrà cercare luoghi che soddisfino una varietà di interessi, livelli di età, capacità fisiche e risorse finanziarie. I parchi famigliari oceanici o lacustri sono l'ideale; ci sono cose da fare sia in acqua che a terra: attività per tenere occupati i bambini e oziare in spiaggia per adulti. Molte aree di vacanza e parchi statali hanno un "gestore di destinazione" che può aiutarti con i dettagli della tua riunione. Dai un'occhiata ai nostri consigli su 10 luoghi fantastici per una riunione di famiglia per scatenare alcune idee.
Capire il cibo per l'evento. Se stai pianificando un potluck, qualcuno dovrà determinare il menu, assegnando piatti e altri alimenti a ciascuna famiglia. Potrebbe anche essere necessario organizzare ulteriori servizi di cottura e / o grigliate sul posto. Oppure, se non hai intenzione di gestire tutto il cibo da solo, il tuo aiutante dovrà trovare un ristoratore.
Decorazioni, inviti e segni. Mettere una persona responsabile dei materiali stampati contribuirà a garantire un tema coerente per l'evento.
Attività e intrattenimento. Un parente atletico potrebbe farsi carico della rete da pallavolo, pianificare giochi per bambini e assicurarsi che la musica sia coperta. Croquet, badminton e pallavolo sono tutte ottime attività di gruppo per l'esterno. Oppure chiedi a un cugino di creare una sala giochi per bambini e di fare scorta di giochi da tavolo e altre attività per tenere occupati i bambini.
Storia famigliare. Mettere insieme un albero genealogico è un ottimo modo per incorporare la tua eredità nell'evento. Potresti anche prendere in considerazione la creazione di un piccolo giornale di famiglia per evidenziare i recenti eventi familiari, i fatti speciali e la storia.
Fotografia e / o video. Ti consigliamo di registrare questo evento per i posteri. Prendi in considerazione l'idea di creare una galleria fotografica online in cui tutti possano condividere le loro foto dopo l'evento o di creare un account con un servizio di fotolibri online in cui è possibile creare ricordi fotografici per i partecipanti.
Pulire. Invita molte persone per questo enorme compito!

Prendi in considerazione la gestione dei tuoi volontari con uno strumento come Iscriviti Genius, che ti consente di sollecitare i volontari e inviare messaggi di gruppo e promemoria di attività senza ingombrare la posta in arrivo.

Dovresti anche avere conversazioni con il tuo team di pianificazione sul budget. In base al feedback ricevuto dal sondaggio iniziale, determina il budget di lavoro in modo da poter tenere sotto controllo i costi.

4 mesi prima

Spero che il tuo comitato abbia fatto i compiti! Quattro mesi prima della riunione di famiglia, pianifica di completare i seguenti compiti:

Finalizza la data e il luogo. Scopri quali servizi saranno disponibili: acqua potabile, piscina, barbecue, spogliatoi, spazio interno (in caso di pioggia), tavoli da picnic e così via.
Discutere temi e possibili programmi.

Finalizza i piani per bomboniere e memorabilia. Che si tratti di video, opuscoli di storia familiare o magliette, i membri della famiglia vorranno qualcosa da ricordare in questa grande occasione. Guarda come mettere insieme la borsa di benvenuto per la riunione di famiglia perfetta. Chiedi a un membro della famiglia di artisti di disegnare una maglietta, un cappello, una felpa o un altro capo d'abbigliamento personalizzato. Chiedi al membro del comitato di definire la storia familiare di ciò che è necessario per la visualizzazione di un albero genealogico o un video in modo da essere pronto a fare quella richiesta ai membri della famiglia.

3 mesi prima

Con i dettagli principali del tuo evento in atto, è il momento di diffondere ufficialmente la notizia e iniziare a bloccare i dettagli della giornata.

Invia inviti. Puoi utilizzare un servizio online come Evite per ricevere inviti o inviarli via e-mail o posta tradizionale. In ogni caso, è necessario includere quanto segue:

Tempi, posizioni, mappe, indicazioni stradali, costi e un programma degli eventi finalizzati.

Un'opzione di iscrizione per attività specifiche, se necessario.

Compiti per parenti che si sono offerti volontari per portare cibo o altri oggetti.

Una richiesta di foto e / o storie da includere nella storia familiare o nel video.

Includi una data RSVP, insieme a un indirizzo e-mail, un numero di telefono o un indirizzo postale a cui possono rispondere. Chiedi ai membri della famiglia di fornire le informazioni sull'alloggio o sull'arrivo, se del caso.

Seguire i volontari e distribuire le attività nel modo appropriato.

Pianifica eventi e attività. Proteggi professionisti o luoghi per le tue attività, se necessario. Ad esempio, prenotare un campo da softball o assumere guide turistiche o istruttori di yoga. Se la riunione sarà a casa di qualcuno, chiedi ai parenti o al centro della tua comunità locale se puoi prendere in prestito attrezzature sportive o giochi all'aperto per la sala giochi. Considera di avere un televisore e un videoregistratore o un lettore DVD nella sala giochi, insieme a video adatti all'età per intrattenere i bambini quando tutti hanno bisogno di un po 'di tempo libero.

Acquista gli oggetti di cui hai bisogno per qualsiasi attività di creazione.

Pianifica e pianifica i pasti.

Crea un elenco di tutti i pasti che mangerai o del cibo di cui avrai bisogno.
Assegna un alimento a ciascun parente. Assicurati di approfittare delle loro specialità culinarie, come l'insalata di patate di zia May o la torta di mirtilli del cugino Lynn.
Un buffet informale è probabilmente l'approccio migliore per una riunione in casa, semplicemente perché consente alle persone di mangiare a turni. Questo è ideale anche se i posti a sedere sono limitati.
Se hai intenzione di assumere un ristoratore, ora è il momento di metterli al sicuro. Alcuni ristoratori gestiranno semplicemente la cucina, assicureranno il rifornimento del buffet e manterranno la bevanda in movimento, così potrai goderti la festa.
Contatta i ristoranti per vedere se accolgono gruppi numerosi ed effettua la prenotazione, se necessario.

2 mesi prima

Le cose stanno iniziando a riunirsi e il divertimento è vicino! Tieni sotto controllo questi compiti organizzativi e sarai in buona forma.

Tieni traccia dei dettagli dei partecipanti. Inizia un elenco di coloro che hanno confermato la loro presenza, dove alloggeranno e quando arriveranno. Se hai utilizzato un sistema online come Evite per inviare i tuoi inviti, seguirà gli RSVP. Ma mantieni un foglio di Google o un documento Excel con tutte le altre informazioni man mano che le risposte arrivano.
Prenota attrezzature a noleggio come un podio, un microfono, tavoli o sedie.
Conferma le prenotazioni del ristorante e fornisci il tuo ultimo preventivo per gli ospiti.
Fai acquisti finali.

Forniture artigianali

decorazioni

Bomboniere, magliette personalizzate, macchine fotografiche usa e getta o altri oggetti che prevedi di regalare alla riunione.

Ordina copie della storia familiare o del video.

1 mese prima

Con 30 giorni prima della riunione, i primi compiti nell'elenco delle cose da fare mensilmente stanno semplicemente confermando i dettagli dei piani che hai già in atto.

Confermare con i parenti che stanno portando cibo o altre forniture.
Conferma i luoghi di incontro.
Conferma attività.
Conferma posti letto.

2 settimane prima

Ora è il momento di fare il check-in con i volontari a cui sono stati assegnati compiti specifici per confermare i tempi e il conteggio degli ospiti finali.

Pasti

Contattare i ristoranti con un conteggio degli ospiti finali, se necessario.

Ordina piatti per salumi, torte o altri articoli per feste dal tuo negozio di alimentari o fornaio locale.

Contattare il servizio di catering con un conteggio degli ospiti finali, se necessario.

I venditori

Conferma i dettagli con il tuo fotografo / videografo
Conferma i dettagli con altri fornitori di servizi come leader di attività o guide turistiche

Decorazioni e segnaletica

Acquista decorazioni e forniture dell'ultimo minuto.
Crea segni e banner.

Pulire

Conferma volontari
Prendi accordi per donare cibo rimanente a un rifugio locale o dispensa alimentare

2 giorni prima

Revisiona le riunioni minute con i comitati.
Prendi qualsiasi attrezzatura a noleggio, come sedie, tavoli, ecc.
Prepara i pagamenti finali e i suggerimenti per tutti i professionisti e aiuta le persone che hai assunto, come il catering e i camerieri. Mettili insieme in buste separate in modo da poterle distribuire rapidamente secondo necessità durante l'evento. Tieni presente che puoi inviare ulteriori suggerimenti in seguito se le loro prestazioni sono state eccezionali. Altrimenti, una mancia dal 10 al 15 percento è usuale se non è inclusa nella loro carica.

Il giorno prima

Installa e decora.
Dormire un po!

Post Reunion

Dopo l'evento, avrai qualche dettaglio in più di cui occuparti. Entro 2 settimane dall'evento, dovrai:

Scrivi note di ringraziamento a partecipanti speciali, parenti che hanno donato tempo e denaro e qualsiasi altra persona che ha contribuito a rendere il tuo evento un successo.
Carica foto su un servizio fotografico online. Se hai scattato delle foto da solo, carica le tue immagini su un sito come Shutterfly o Snapfish. In un paio di settimane, puoi condividere il link con i partecipanti e anche chiedere loro di aggiungere le loro foto all'album che hai creato in modo che altri membri della famiglia possano acquistare copie delle tue foto. Ospitare tutte le foto in un unico posto ti permetterebbe anche di creare un fotolibro che gli altri possono ordinare e un ricordo dell'evento.

Dona o distribuisci favori, decorazioni, opuscoli genealogici e così via.

Entro 4 settimane dall'evento, prenditi cura di quanto segue:

Segui il videografo e il fotografo per scoprire quando i materiali saranno pronti per la distribuzione.
Invia un'e-mail o un mailing di massa a tutti i partecipanti, riassumendo i festeggiamenti, ringraziandoli per aver partecipato e dicendo loro dove possono acquistare foto, video o altri elementi di follow-up dal tuo evento.